KI-Kompetenz ist zu einer alltäglichen Managementaufgabe geworden
Künstliche Intelligenz dringt in kleine Unternehmen durch Tools ein, die viele Mitarbeitende bereits täglich nutzen. Generative KI-Assistenten, Office-Produktivitätssuiten, Design-Anwendungen, CRM-Plattformen und E-Commerce-Systeme enthalten zunehmend KI-Funktionen, die Entwürfe erstellen, zusammenfassen, analysieren oder Empfehlungen ausgeben können. Infolgedessen kann ein KMU zu einer Organisation werden, die KI einsetzt, ohne jemals die formelle Entscheidung getroffen zu haben, ein spezialisiertes KI-System zu kaufen. Deshalb ist KI-Kompetenz zu einem praktischen Managementthema geworden und nicht mehr nur ein Thema, das IT-Teams vorbehalten ist.
Der KI-Act der Europäischen Union hat diesen Punkt untermauert. Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz bei Mitarbeitenden und anderen Personen fördern, die diese Systeme in ihrem Auftrag nutzen. Diese Bestimmung gilt seit Februar 2025, während die Überwachungs- und Durchsetzungsregelungen ab August 2026 Anwendung finden. Die Europäische Kommission hat zudem klargestellt, dass die Verpflichtung im jeweiligen Kontext zu betrachten ist und dabei die Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeitenden, ihre Ausbildung und die Art und Weise, wie das KI-System genutzt wird, berücksichtigt werden sollten. Für KMU unterstützt dies einen angemessenen Ansatz: Nicht jeder Mitarbeitende benötigt eine technische Schulung, aber alle sollten genug verstehen, um die für ihre Rolle relevanten Systeme verantwortungsvoll zu nutzen.
Was praktische KI-Kompetenz abdecken sollte
KI-Kompetenz beginnt mit einem genauen Verständnis der Möglichkeiten. Generative KI ist nützlich für erste Entwürfe, Zusammenfassungen, Vergleiche, Brainstorming, Umformatierungen und explorative Analysen. Sie kann oft die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um mit einer Aufgabe zu beginnen, insbesondere wenn die Arbeit sprachlastig ist. Diese Systeme können jedoch auch überzeugende, aber ungenaue Aussagen machen, wichtige Zusammenhänge auslassen oder auf unvollständigen Informationen beruhen. Mitarbeitende müssen daher verstehen, dass flüssig formulierte Ergebnisse nicht mit geprüften Ergebnissen gleichzusetzen sind.
Die Überprüfung ist daher eine zentrale Kompetenz. Wichtige rechtliche, finanzielle, regulatorische und vertragliche Informationen sollten mit verlässlichen Quellen abgeglichen werden. Zahlen sollten neu berechnet werden, wenn die Folgen eines Fehlers erheblich sind. Mitarbeitende sollten ermutigt werden, das System zu hinterfragen, die Angabe von Annahmen zu verlangen und die Ergebnisse mit dem zugrunde liegenden Quellmaterial zu vergleichen. Dies ist kein Argument gegen die Nutzung von KI; es ist der übliche Qualitätssicherungsprozess, der für eine professionelle Nutzung erforderlich ist.
Datenschutz und Vertraulichkeit sind ebenso wichtig. Mitarbeitende sollten keine personenbezogenen Daten, Kundeninformationen, vertrauliche Verträge, Passwörter oder Geschäftsgeheimnisse in Systeme eingeben, die nicht für diesen Zweck zugelassen wurden. Das Unternehmen sollte festlegen, welche Tools genutzt werden dürfen und unter welchen Bedingungen. Dies ist besonders wichtig, da sich die Nutzungsbedingungen und Datenschutzregelungen kostenloser Verbraucher-Tools von verwalteten Geschäftskonten unterscheiden können.
Verantwortlichkeit, Voreingenommenheit und die Grenzen der Delegation
KI entbindet den Menschen nicht von seiner Verantwortung. Wenn ein Mitarbeitender ein KI-System nutzt, um eine Analyse, eine Kundenkommunikation oder eine Empfehlung zu erstellen, bleiben der Mitarbeitende und die Organisation für das Ergebnis verantwortlich. Führungskräfte sollten dies explizit machen, da Nutzer sonst eine scheinbar autoritäre KI-Antwort so behandeln könnten, als wäre die Verantwortung an die Technologie übergegangen. Eine menschliche Überprüfung ist besonders wichtig, wenn Entscheidungen Kunden, Mitarbeitende oder erhebliche finanzielle Ergebnisse betreffen.
Auch Voreingenommenheit sollte in die Schulung einbezogen werden. KI-Systeme können Muster reproduzieren, die in den Daten vorhanden sind, mit denen sie entwickelt wurden, und eine unsachgemäße Nutzung bei der Personalrekrutierung, Kundensegmentierung oder anderen sensiblen Entscheidungen kann zu ungerechten Ergebnissen führen. KMU benötigen keine hochspezialisierte Abteilung für Modellrisiken, um dieses Problem anzugehen, müssen aber erkennen, dass KI-generierte Empfehlungen geprüft werden müssen und dass einige Anwendungen eine professionelle oder rechtliche Beratung rechtfertigen können.
Autonomere Tools erfordern strengere Kontrollen. Ein KI-Assistent, der Texte entwirft, birgt ein anderes Risiko als ein Agent, der auf E-Mails zugreifen, Datensätze aktualisieren oder Aktionen in verbundener Software ausführen kann. Berechtigungen sollten auf das Notwendige beschränkt werden, und sensible Aktionen sollten weiterhin der menschlichen Genehmigung unterliegen. Die Einsatzmöglichkeiten sollten erst erweitert werden, nachdem die Organisation nachgewiesen hat, dass der Arbeitsablauf zuverlässig ist und die Mitarbeitenden die Folgen verstehen.
KI-Kompetenz in einen praktischen Rahmen für KMU umsetzen
Eine angemessene KI-Richtlinie für ein kleines Unternehmen kann kurz gefasst sein. Sie sollte die zugelassenen Tools benennen, festlegen, welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen, angeben, wann eine Überprüfung erforderlich ist, Hochrisikoaktivitäten identifizieren und eine Ansprechperson für Fragen benennen. Ziel ist es nicht, ein Rechtsdokument zu erstellen, das die Mitarbeitenden nie konsultieren; es geht darum, praktische Klarheit zu schaffen. Mitarbeitende sollten wissen, was sie tun dürfen, was sie prüfen müssen und wann sie eine Genehmigung einholen sollten.
Die Schulung kann demselben Prinzip folgen. Eine kurze Einführung kann die Art der generativen KI, häufige Fehlerquellen, Vertraulichkeit, Überprüfung und Verantwortlichkeit behandeln. Anschließend sollten rollenspezifische Beispiele verwendet werden, um die Anleitung sinnvoll zu gestalten. Ein Mitarbeitender im Marketing benötigt möglicherweise Beispiele zu Inhalten und Recherche; Mitarbeitende in der Finanzabteilung benötigen möglicherweise Beispiele zu Daten und Analysen; Führungskräfte müssen möglicherweise Berechtigungen, Beschaffung und Richtlinien verstehen. Praktische Übungen sind im Allgemeinen effektiver als abstrakte Erklärungen.
Die Geschäftsleitung sollte auch die Mitarbeitenden fragen, wie KI bereits genutzt wird. Das Bestrafen inoffizieller Experimente kann dazu führen, dass diese Aktivitäten im Verborgenen stattfinden, während offene Diskussionen es der Organisation ermöglichen, nützliche Anwendungen und Risiken zu identifizieren. Mitarbeitende zu bitten, Beispiele sowohl guter als auch schlechter KI-Ergebnisse zu zeigen, kann besonders effektiv sein, weil es das Urteilsvermögen schult. Ziel ist es, eine Kultur zu schaffen, in der Mitarbeitende erklären können, wofür sie KI genutzt haben, was sie geprüft und was sie geändert haben.
KI-Kompetenz als Quelle für Produktivität und Kontrolle
KI-Kompetenz sollte nicht nur als Compliance-Thema dargestellt werden. Besser informierte Nutzer sind auch produktivere Nutzer. Sie wählen geeignete Aufgaben, liefern besseren Kontext, erkennen, wenn ein System an seine Grenzen stößt, und verbringen weniger Zeit damit, schwache Ergebnisse zu korrigieren. Dieselbe Schulung, die Informationssicherheits- und Qualitätsrisiken reduziert, kann daher die Geschäftsleistung verbessern.
KMU sollten KI auch in die reguläre Lieferantenbewertung aufnehmen. Viele Softwareprodukte enthalten heute KI-Funktionen, die standardmäßig aktiviert sind oder durch Updates hinzugefügt werden. Führungskräfte sollten verstehen, welche Daten diese Funktionen nutzen, ob sie deaktiviert werden können und wie der Lieferant mit den Informationen umgeht. Dies verhindert, dass die Organisation von Funktionen abhängig wird, die sie nie bewusst bewertet hat.
Die eBSI SME Academy betrachtet KI-Kompetenz als eine übertragbare berufliche Kompetenz. Ziel ist es nicht, aus Führungskräften KI-Spezialisten zu machen. Es geht darum, gewöhnlichen Geschäftsnutzern zu helfen, zunehmend leistungsfähigere Tools mit angemessenem Urteilsvermögen anzuwenden. Die Technologie wird sich weiter verändern; Prinzipien wie Vertraulichkeit, Überprüfung, Verantwortlichkeit, angemessene Kontrolle und Mitarbeiterschulung werden unabhängig davon nützlich bleiben, welches Produkt verwendet wird.
Quelle
Europäische Kommission, KI-Kompetenz: Fragen & Antworten, aktualisiert am 27. Juli 2026.