يوفر عرض أسعار المورد نقطة انطلاق مهمة لعملية الشراء، لكن سعر الوحدة المعروض لا يوضح الأثر الكامل للقرار. إذ يمكن أن تؤثر تكاليف الشحن والتداول وكميات الطلب وفترات التوريد والعيوب والجهود الإدارية جميعًا على تكلفة الحصول على بضائع جاهزة للاستخدام أو البيع.
حدد ما تقارنه
قبل مقارنة الموردين، تأكد من أن عروضهم تشير إلى المواصفات والكمية وتوقعات الجودة وأساس التسليم نفسها. فالسعر المنخفض لدرجة مختلفة أو لحد أدنى أكبر للطلب لا يمكن مقارنته مباشرة بسعر أعلى للمتطلبات المحددة. كما يجب أن تكون شروط الدفع والنقطة التي تنتقل عندها التكاليف والمسؤوليات واضحة.
ينبغي للمقارنة العملية أن تفصل بين التكاليف المؤكدة والتقديرات. دوّن مصدر كل رقم وحدد الافتراضات التي قد تغير النتيجة بشكل جوهري. وهذا يجعل المقارنة أكثر فائدة عند قيام مورد بتغيير عرض أسعار أو عند معرفة تكلفة نقل.
مثال توضيحي لاتخاذ قرار بشأن المورد
تخيل شركة صغيرة أو متوسطة تختار بين موردين لمكوّن ما. يعرض المورد (أ) سعر وحدة أقل، لكنه يتطلب طلبًا أكبر وفترة توريد أطول. يفرض المورد (ب) سعرًا أعلى للوحدة، لكنه يقبل شحنات أصغر وأكثر تكرارًا. وقد يكون أي منهما الخيار الأفضل حسب متطلبات العمل.
إذا كان الطلب مستقرًا ويتوفر مكان للتخزين، فقد يكون عرض المورد (أ) جذابًا من الناحية التجارية. أما إذا كان الطلب غير مؤكد أو كان المكوّن يتغير كثيرًا، فقد يؤدي الطلب الأكبر إلى تكوّن مخزون زائد. وقد تقلل مرونة المورد (ب) من هذا التعرض للمخاطر، لكن لا يزال من الضروري تقييم قدرته على تلبية المواصفات المطلوبة وجدول التسليم.
لذلك، يحتاج القرار إلى ما هو أكثر من مقارنة السعر في كل عرض أسعار. ينبغي للشركة أن تنظر في ما يحدث للسيولة النقدية والتخزين والتوافر والخدمة بموجب كل خيار. هذا المثال توضيحي؛ ويتطلب القرار الفعلي تكاليف فعلية وأدلة على أداء المورد.
تضمين العواقب التشغيلية
أدرج التكاليف اللازمة لإيصال البضائع إلى الموقع والحالة المطلوبين. وبحسب المعاملة، قد تشمل هذه التكاليف النقل والتأمين والتداول والفحص. وفي حالة الشراء الدولي، حدد التكاليف المتعلقة بالجمارك التي تنطبق على المعاملة وتأكد من الجهة المسؤولة عنها.
ثم انظر في العواقب التي قد تكون أقل وضوحًا في الفاتورة. ما مقدار المخزون الذي يجب الاحتفاظ به أثناء انتظار إعادة التزويد؟ وماذا يحدث إذا تأخر التسليم؟ وكم من الوقت يُقضى في تصحيح الوثائق غير الدقيقة؟ يمكن أن تستنزف مشكلة جودة متكررة وقت الموظفين وتؤخر طلبات العملاء حتى لو استبدل المورد العناصر المعيبة.
اجعل الموثوقية قابلة للقياس
ينبغي تقييم موثوقية المورد باستخدام الأدلة. دوّن تواريخ التسليم المتفق عليها والفعلية، والكميات المستلمة، والاستثناءات المتعلقة بالجودة، والوقت المستغرق لحل المشكلات. وعادة ما يكون السجل الصغير والمنتظم أكثر فائدة من الاعتماد على أقوى ذكرى لتسليم كان جيدًا أو سيئًا بشكل خاص.
ناقش المشكلات المتكررة مع المورد واتفقا على المعلومات اللازمة لمنعها. تساعد المواصفات الواضحة وإقرارات الطلب وجهات الاتصال الخاصة بالتصعيد كلا الطرفين على إدارة التوقعات. والهدف هو جعل العلاقة أكثر قابلية للتنبؤ، وليس مجرد إصدار تقييم للمورد.
اربط المشتريات بالمخزون والخدمات اللوجستية
تصبح مراجعة المشتريات أقوى عندما يساهم الأشخاص المسؤولون عن المخزون والعمليات والشحنات. يمكن لقسم المشتريات شرح العرض التجاري. ويمكن لقسم المخزون شرح التوافر ومتطلبات الاحتفاظ. ويمكن للخدمات اللوجستية توضيح ترتيبات التسليم العملية. ويساعد الجمع بين وجهات النظر هذه الشركة على تقييم التكلفة الإجمالية وعواقب الخدمة.
استكشف أساسيات الشراء والمشتريات وإدارة الموردين والبائعين وإدارة المخزون: الأساسيات من خلال أكاديمية eBSI لسلسلة التوريد.