Комерційна пропозиція постачальника є важливим стартовим пунктом для здійснення закупівлі, але вказана ціна за одиницю не відображає повного впливу прийнятого рішення. Транспортні витрати, обробка, обсяги замовлень, терміни виконання, дефекти та адміністративні зусилля можуть впливати на вартість отримання товарів, готових до використання або продажу.
Визначте, що саме ви порівнюєте
Перед порівнянням постачальників переконайтеся, що їхні пропозиції стосуються однакових технічних характеристик, кількості, вимог до якості та умов поставки. Низьку ціну на товар іншого класу або з більшим мінімальним обсягом замовлення неможливо безпосередньо порівняти з вищою ціною на товар, що точно відповідає вимогам. Умови оплати, а також момент переходу витрат і відповідальності також мають бути чіткими.
Практичне порівняння має відокремлювати підтверджені витрати від оціночних. Записуйте джерело кожного показника та визначайте, які припущення можуть суттєво змінити результат. Це зробить порівняння кориснішим, якщо постачальник змінить комерційну пропозицію або стане відома вартість транспортування.
Приклад прийняття рішення щодо постачальника
Уявіть, що малий або середній бізнес обирає між двома постачальниками компонента. Постачальник А пропонує нижчу ціну за одиницю, але вимагає більшого замовлення та довший термін виконання. Постачальник Б бере більше за одиницю, але приймає менші, але частіші поставки. Залежно від потреб бізнесу будь-який із них може бути кращим вибором.
Якщо попит стабільний і є місце для зберігання, пропозиція постачальника А може бути комерційно привабливою. Якщо попит непевний або компонент часто змінюється, велике замовлення може призвести до надлишку запасів. Гнучкість постачальника Б може зменшити ці ризики, але його здатність відповідати необхідним технічним характеристикам і графіку поставок все одно потрібно оцінити.
Тому для прийняття рішення потрібен не лише порівняльний аналіз цін у кожній комерційній пропозиції. Бізнес має розглянути, як у кожному варіанті вплине на грошові кошти, зберігання, наявність і обслуговування. Цей приклад є ілюстративним; для прийняття реального рішення потрібні фактичні витрати та докази ефективності роботи постачальника.
Враховуйте операційні наслідки
Перелічіть витрати, необхідні для доставки товарів до потрібного місця та приведення їх до потрібного стану. Залежно від операції, вони можуть включати транспортування, страхування, обробку та перевірку. Для міжнародної закупівлі визначте, які митні витрати застосовуються до операції, і переконайтеся, хто за них відповідає.
Потім розгляньте наслідки, які можуть бути менш помітними в рахунку. Який обсяг запасів необхідно утримувати в очікуванні поповнення? Що станеться, якщо поставка затримається? Скільки часу витрачається на виправлення неточної документації? Повторювана проблема з якістю може забирати час персоналу та затримувати замовлення клієнтів навіть у разі заміни постачальником дефектних товарів.
Зробіть надійність помітною
Надійність постачальника слід оцінювати на основі фактичних даних. Записуйте узгоджені та фактичні дати поставок, отримані кількості, відхилення від вимог до якості та час, витрачений на вирішення проблем. Невеликий, але послідовний запис зазвичай корисніший, ніж покладання на найяскравіші спогади про особливо хорошу або погану поставку.
Обговорюйте з постачальником повторювані проблеми та узгоджуйте, яка інформація необхідна для їх запобігання. Чіткі технічні характеристики, підтвердження замовлень і контакти для ескалації допомагають обом сторонам керувати очікуваннями. Мета полягає в тому, щоб зробити відносини більш передбачуваними, а не просто отримати оцінку постачальника.
Пов’яжіть закупівлю із запасами та логістикою
Аналіз закупівлі стає ефективнішим, коли в ньому беруть участь особи, відповідальні за запаси, операційну діяльність і відправлення. Відділ закупівель може пояснити комерційну пропозицію. Відділ запасів може пояснити наявність і вимоги до зберігання. Логістика може роз’яснити практичні умови поставки. Об’єднання цих поглядів допомагає бізнесу оцінити загальну вартість і наслідки для обслуговування.
Ознайомтеся з матеріалами Основи закупівель та закупівлі, Керування постачальниками та вендорами та Керування запасами: основні принципи в Академії ланцюгів постачання eBSI.