ابدأ بالعمل، لا بالبرنامج
غالبًا ما يُقال للشركات الصغيرة إن الذكاء الاصطناعي سيحوّل الإنتاجية، لكن هذه الرسالة قد تشجع على اختيار نقطة بداية خاطئة تمامًا. لا ينبغي للمؤسسة الصغيرة والمتوسطة ذات الوقت والموارد المالية المحدودة أن تبدأ بالسؤال عن منتج الذكاء الاصطناعي الذي ينبغي لها شراؤه، بل أن تبدأ بتحديد الأعمال التي تستنزف جهدًا غير متناسب، وتسأل عما إذا كان الذكاء الاصطناعي يمكن أن يقلل هذا الجهد دون إضعاف الجودة أو السيطرة. هذا التغيير البسيط في الترتيب يبقي الأهداف التجارية في طليعة التكنولوجيا.
عادةً ما تكون حالات الاستخدام الأولية الواعدة هي المهام المتكررة منخفضة المخاطر. يمكن أن تكون صياغة المراسلات الروتينية، وتلخيص الاجتماعات، وإعداد المسودات الأولى للتقارير، ومقارنة المعلومات، وتطوير أفكار تسويقية، كلها مناسبة. ينبغي تقييم قيمة أداة الذكاء الاصطناعي مقارنة بالوقت والجودة في العملية الحالية. قد يبرر توفير عشر دقائق في مهمة تحدث يوميًا تكلفة الاشتراك، لكن توفير عشر دقائق مرة واحدة في الشهر قد لا يبررها.
استخدم الأدوات الحالية والتجارب منخفضة التكلفة أولًا
تمتلك العديد من المؤسسات الصغيرة والمتوسطة بالفعل إمكانية الوصول إلى قدرات الذكاء الاصطناعي من خلال البرامج التي تستخدمها للإنتاجية المكتبية أو التجارة الإلكترونية أو التسويق أو إدارة العملاء. قبل إضافة اشتراك آخر، ينبغي للإدارة التحقق مما هو متاح بالفعل. يقلل هذا من التكاليف ويتجنب التشتت الذي يحدث عندما يضطر الموظفون إلى نقل المعلومات بين عدة تطبيقات غير مترابطة. لا ينبغي إدخال أدوات جديدة إلا إذا كانت تحل مشكلة لا تستطيع الأنظمة الحالية معالجتها بشكل مرضٍ.
عندما يبدو منتج منفصل واعدًا، يكون إجراء تجربة محدودة عادةً أكثر منطقية من الالتزام طويل الأمد. يمكن لموظف واحد اختبار الأداة على معلومات غير حساسة لفترة محددة، وتوثيق العملية، ومقارنة النتيجة بالطريقة السابقة. يجعل هذا الجدوى التجارية واضحة، ويكشف أيضًا عن التكاليف الخفية مثل التدقيق أو التدريب أو التكامل التي قد لا تكون واضحة من العرض التوضيحي للبائع.
تعد إمكانية التراجع مبدأً مهمًا في هذه المرحلة. ينبغي أن تكون التجارب المبكرة سهلة الإيقاف، وأن تكون المؤسسة قادرة على تصدير معلوماتها إذا تغير المزود. يظهر موردو الذكاء الاصطناعي ويتطورون بسرعة، لذا لا ينبغي للعمليات الحيوية أن تصبح معتمدة على منتج غير مستقر دون خطة بديلة.
قنن الاستخدام الناجح قبل أتمتته
إذا كانت المهمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي تعمل بشكل موثوق، فإن الخطوة التالية هي تقنينها. ينبغي حفظ الأوامر المفيدة كقوالب، إلى جانب المعلومات المطلوبة لإكمال المهمة، وتنسيق المخرجات المتوقع، وأي قيود. يحول هذا تقنية الموظف الفردي إلى معرفة مؤسسية. كما يجعل التدريب أسهل لأن الموظفين الجدد يمكنهم رؤية ما يبدو عليه الاستخدام الجيد في الممارسة العملية.
ينبغي دمج متطلبات التحقق في سير العمل. يجب أن يقلل الذكاء الاصطناعي من جهد الصياغة، لا أن يلغي معايير الجودة. يجب التحقق من الادعاءات الواقعية الهامة، والحسابات، والبيانات التنظيمية، والمعلومات الخاصة بالعملاء. ينبغي أن يعكس مستوى المراجعة عواقب الخطأ. يمكن التعامل مع فكرة للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي بشكل مختلف عن توصية مالية أو عقد مع عميل.
فقط بعد أن يصبح سير العملية مستقرًا، ينبغي للمؤسسة النظر في أتمتة أعمق. يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي والدمج ربط البريد الإلكتروني والملفات وأنظمة إدارة علاقات العملاء والتطبيقات الأخرى، لكن الاستقلالية تزيد من المخاطر بقدر ما تزيد من الكفاءة. لذلك، ينبغي إدخال الأذونات تدريجيًا. الأداة التي تحلل المعلومات العامة منخفضة المخاطر نسبيًا؛ أما الأداة التي ترسل رسائل للعملاء أو تغير السجلات المالية فتتطلب موافقة ومراقبة أقوى.
احمِ البيانات واجعل الجدوى الاقتصادية واضحة
يجب أن تتضمن الاستراتيجية منخفضة التكلفة حماية البيانات. قد تعمل أدوات الذكاء الاصطناعي المجانية أو منخفضة التكلفة بموجب شروط مختلفة عن الخدمات المؤسسية المدارة، ولا ينبغي للموظفين افتراض إمكانية استخدام المعلومات السرية بأمان. ينبغي للمؤسسة تحديد الخدمات المعتمدة وفئات البيانات المحظورة. هذا إجراء رقابي بسيط، لكنه يمنع أحد أكثر المخاطر شيوعًا الناجمة عن التبني غير الرسمي للذكاء الاصطناعي.
ينبغي للمديرين أيضًا حساب القيمة الاقتصادية للأدوات المدفوعة. إذا كان الاشتراك يكلف 30 يورو شهريًا ويوفر باستمرار ساعتين من وقت الموظفين، فقد تكون الجدوى واضحة. أما إذا كان يوفر بضع دقائق فقط، فقد لا يكون الاشتراك مبررًا. يمنع هذا النوع من الحساب البسيط الحماس من التحول إلى تكدس البرامج. قاعدة مفيدة للمؤسسات الصغيرة هي إلغاء الأدوات أو دمجها عندما يكرر نظام جديد قدرة موجودة بالفعل.
غالبًا ما يكون التدريب استثمارًا أفضل من شراء منتج متخصص آخر. يمكن للموظف الذي يفهم كيفية استخدام مساعد ذكاء اصطناعي متعدد الأغراض بشكل جيد تطبيق هذه المهارة على عدة مهام تجارية. في المقابل، قد تحل أداة ذات تركيز ضيق مشكلة واحدة وتخلق اشتراكًا آخر يتطلب صيانة. لذلك، ينبغي للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الاستثمار في القدرات القابلة للنقل بقدر ما تستثمر في التكنولوجيا.
حافظ على العلاقات الإنسانية التي تجعل المؤسسات الصغيرة والمتوسطة منافسة
يكون الذكاء الاصطناعي مفيدًا بشكل خاص عندما يزيل الأعباء الإدارية المحيطة بالعمل الإنساني القيم. يمكن لموظف خدمة العملاء الذي يقضي وقتًا أقل في صياغة الردود الروتينية أن يقضي وقتًا أطول في حل المشكلات المعقدة. ويمكن للبائع الذي يستخدم الذكاء الاصطناعي للبحث عن حسابات العملاء أن يقضي وقتًا أطول في بناء العلاقات. ويمكن للمدير الذي يؤتمت تلخيص الاجتماعات أن يقضي وقتًا أطول في اتخاذ القرارات. في هذه الأمثلة، تعزز التكنولوجيا الدور الإنساني بدلًا من استبداله.
هذا المبدأ مهم بشكل خاص للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة لأن الخدمة الشخصية غالبًا ما تكون إحدى مزاياها التنافسية على المؤسسات الأكبر. لا ينبغي للأتمتة أن تلغي العلاقات التي يقدرها العملاء. قد يكون أفضل استخدام للذكاء الاصطناعي غير مرئي تقريبًا للعميل، حيث يعمل خلف الكواليس لمساعدة الموظفين على الاستجابة بشكل أسرع وبمعلومات أفضل.
توصي أكاديمية المؤسسات الصغيرة والمتوسطة التابعة لـ eBSI بتسلسل مدروس بحذر: تحديد مهمة ذات قيمة، واختبار أداة منخفضة التكلفة، وقياس النتيجة، وتقنين الاستخدام الناجح، وحماية البيانات، والتوسع فقط عندما تكون القيمة واضحة. ينبغي اكتساب التعقيد بجدوى. لا تحتاج المؤسسة الصغيرة والمتوسطة إلى أكثر بنى الذكاء الاصطناعي تقدمًا؛ بل تحتاج إلى تكنولوجيا تنتج قيمة اقتصادية موثوقة دون خلق مخاطر أو تبعيات لا تستطيع المؤسسة إدارتها.
يصبح الذكاء الاصطناعي أرخص وأكثر سهولة في الوصول إليه، وهو ما يعد خبرًا سارًا للشركات الأصغر. لن تأتي الميزة التنافسية من شراء أكبر عدد ممكن من الأدوات. بل ستأتي من اختيار العمل المناسب لتحسينه، وتطوير موظفين يمكنهم استخدام الذكاء الاصطناعي بكفاءة، والحفاظ على السيطرة الإدارية على العملية. هذه استراتيجية عملية ومنخفضة التكلفة للذكاء الاصطناعي.
من الانضباط الإضافي مراجعة استخدام الذكاء الاصطناعي ربع سنويًا على الأقل. تتغير الأدوات، وتتغير الأسعار، وبعض التجارب ستتوقف ببساطة عن كونها مفيدة. تمنع المراجعة القصيرة للاشتراكات النشطة وسير العمل الموثق والفوائد القابلة للقياس المؤسسة من الاحتفاظ ببرنامج لم يعد يقدم قيمة. هذا يحافظ على استراتيجية منخفضة التكلفة منخفضة التكلفة حقًا بدلًا من السماح بتراكم العديد من الاشتراكات الصغيرة دون ملاحظة.